Những tiêu chí cần lưu ý cho sự kiện thành công
| Ngày đăng: 23/03/2020, 03:18 AM |
Những tiêu chí mà công ty tổ chức sự kiện uy tín tại
Tp,HCM - YesEvents luôn luôn lưu ý trong tổ chức sự kiện
Tổ chức một sự kiện thì tương tự như thực hiện một dự án ở một lĩnh vực nào đó. Sự thành công của
dự án thường được đánh giá qua các tiêu chí: thời gian, chất lượng, chi phí,
lợi ích/dịch vụ và an toàn. Theo đó, sau khi kết thúc hoặc thực hiện xong một
dự án mà một hoặc hai tiêu chí trong các tiêu chí trên không đạt chỉ số đánh
giá đã đề ra thì xem như dự án đó không/chưa thành công. Do vậy, khi tổ chức sự
kiện thì công ty tổ chức sự kiện YesEvents luôn có những chỉ số đánh giá cho các
tiêu chí để đánh giá mức độ thành công của sự kiện.
Theo kinh nghiệm của
chúng tôi, để tổ chức sự kiện thành công thì các công ty tổ chức sự kiện cần
lưu ý:
Lên kế hoạch tỉ mỹ về tiến độ của từng hạng mục trong sự kiện
- Thời gian: cần có kế hoạch thời gian hoàn
thành các hạng mục một cách chi tiết và hợp lý. Các công ty tổ chức sự kiện cần
xem xét tất cả các yếu tố một cách tỉ mỹ trước khi lên kế hoạch này. Một số điểm cần lưu ý đó là số lượng hạng mục và độ khó, trình độ tay nghề và số lượng
nhân sự của nhà cung cấp, thời điểm cần hạng mục hoàn thành, nguồn lực về tài
chính và nhân sự của nhà cung cấp cũng như của công ty tổ chức sự kiện,
các yếu tố về thời tiết và địa điểm…
Các bước kiểm tra chất lượng chặt chẽ từ lúc chuẩn bị sự kiện
- Chất lượng: phải có các bước kiểm tra kỹ về
chất lượng của tất cả hạng mục để đảm bảo đúng yêu cầu, gồm cả số lượng. Việc
kiểm tra này cần phải thực hiện thường xuyên để có những điều chỉnh kịp thời
cho các lỗi (nếu có). Công ty tổ chức sự kiện cần phân công nhân sự có chuyên
môn giỏi và nhiều kinh nghiệm để phối hợp chặt chẽ với nhà cung cấp cũng như
với khách hàng nhằm đảm bảo chất lượng của tất cả hạng mục như đã thỏa thuận.
Tính toán chi phí hợp lý trong tổ chức sự kiện
- Chi phí: hai tiêu chí ở trên có ảnh hưởng rất
nhiều đến chi phí. Công ty tổ chức sự kiện thường phải tốn thêm chi phí nhân
công, chi phí vận chuyển… để đẩy nhanh tiến độ sản xuất, dàn dựng nhằm hoàn thành đúng tiến độ; tốn thêm chi phí sản xuất lại một phần (có khi là sản xuất
lại toàn bộ) nếu không có kế hoạch tốt cho 2 tiêu chí này. Ngoài ra, cần tính
toán trước chi phí về hậu cần (di chuyển, phòng nghỉ khách sạn, ăn uống…) cho nhân
viên công ty tổ chức sự kiện, cho đối tác và nhà cung cấp.
Thái độ làm việc tích cực
- Dịch vụ: ngoài mục đích chính là tạo các điểm
nhấn ấn tượng và truyền tải đúng thông điệp trong sự kiện, tiêu chí về dịch vụ
cần được xem là tiêu chí về thái độ làm việc. Nhân viên công ty tổ chức sự kiện cần có thái độ làm việc tích cực, hợp tác, hỗ trợ, trung thực…không những đối
với khách hàng mà còn đối với đối tác, nhà cung cấp. Cần có một thái độ làm
việc vì mục đích chung để sự kiện thành công.
An toàn là trên hết trong tổ chức sự kiện
- An toàn: sự an toàn trong tổ chức sự kiện luôn
phải được đặt lên hàng đầu. Công ty tổ chức sự kiện luôn phải dự đoán trước các
tình huống, các vấn đề có thể xảy ra làm ảnh hưởng đến chất lượng, tiến độ công
việc; mà đặc biệt là ảnh hưởng đến sự an toàn của người tham dự. Theo đó, các công
ty cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện luôn phải có các kế hoạch và phương án dự phòng cho các tình
huống có thể xảy ra.
Công ty YesEvents là công ty tổ chức sự kiện uy tín, hiện có văn phòng tại Tp.HCM và tại Phú Quốc vì luôn chú trọng các tiêu chí nêu trên. Đây là những yếu tố then
chốt đã tạo nên uy tín cho công ty của chúng tôi.
For English
YESEVENTS PROFILE
CÁC SỰ KIỆN ĐÃ TỔ CHỨC