SÁNG TẠO TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN?

Công ty tổ chức sự kiện YesEvents xin chia sẻ những tình huống tại hiện trường cần sự sáng tạo ở mọi vị trí để đưa sự kiện thành công trọn vẹn.

Vị trí nào đảm nhận việc sáng tạo trong công ty tổ chức sự kiện? 

Làm trong bất kỳ ngành nghề nào cũng cần sự sáng tạo để cho ra năng suất cao hơn, sản phẩm tốt hơn, dịch vụ hài lòng khách hơn, nhiều tiện lợi hơn, tiết kiệm chi phí… 

Trong công ty tổ chức sự kiện (event management company) khi nói đến sáng tạo thì thường đề cấp đến các vị trí như Account Director/Manager, Event Director/Manager, Creative Director/Manager, Production Director/Manager và các vị trí về graphic và 3D. Họ là những người có tư duy sáng tạo và kỹ năng sáng tạo về chủ đề, ý tưởng, hình ảnh… để đáp ứng yêu cầu của khách hàng cũng như khi thực hiện chương trình đúng như thiết kế. 

Tuy nhiên vẫn còn những vị trí khác trong công ty tổ chức sự kiện có sự sáng tạo theo các riêng của họ khi thực hiện chương trình – đó là các nhân viên sản xuất-dàn dựng và nhân viên thực hiện chương trình. Dù không thường xuyên xuất hiện trước mọi người nhưng sự sáng tạo họ tại hiện trường tạo nên sự thành công trọn vẹn cho chương trình, nhất là đối với các yêu cầu gấp từ khách hàng.

Trường hợp sáng tạo điển hình tại hiện trường của nhân viên trong công ty tổ chức sự kiện 

Một sự sáng tạo điển hình tại hiện trường là khi chúng tôi cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện cho chương trình "Coats kỷ niệm 25 năm hoạt động tại Việt Nam” vào năm 2014 tại Tp.Hồ Chí Minh với sự tham dự của hơn 350 khách mời, bao gồm đại diện Chính phủ Việt Nam và Anh Quốc, các khách hàng và nhà cung ứng. Khi còn gần 1 tiếng nữa là đến giờ đón khách thì trợ lý truyền thông của CEO toàn cầu yêu cầu phải có thêm một màn hình (tivi) để nhắc trang powerpoint kế tiếp (hiện tại đã có một màn hình hiển thị trang powerpoint đang trình bày và một màn hình dùng để nhắc ghi chú). Việc khó trong thời điểm này là không đủ thời gian để sắp xếp lại các dây tín hiệu để kịp cho CEO xem lại bài thuyết trình của mình lần cuối.

Sau khi bàn bạc với bạn đồng nghiệp trong công ty tổ chức sự kiện (nhân viên thực hiện chương trình), chúng tôi đảm bảo với cô trợ lý là sẽ làm được và đúng giờ cho CEO. Anh bạn này đưa ra cách giải quyết là không sắp xếp lại dây tín hiệu tại bàn điều khiển mà chỉ kéo một dây tìn hiệu từ màn hình nhắc trang powerpoint kế tiếp ra phía sau sân khấu (khoảng 10m) rồi kết nối với laptop. Anh bạn đồng nghiệp của chúng tôi sẽ điểu khiển laptop. Trong chương trình này chúng tôi sử dụng màn chiếu nên anh ta sẽ dễ dàng theo dõi file powerpoint trên màn hình từ phía sau. Mỗi khi thấy CEO di chuyển trang powerpoint (hoặc thấy một hiệu ứng) thì anh bạn này cũng bấm nút để di chuyển slide powerpoint trên laptop của anh ta. Từ lúc CEO dợt thử cho đến khi kết thúc chương trình mọi việc diễn ra trôi trải và khách hàng khen chúng tôi là giải quyết nhanh và hiệu quả với các yêu cầu vào phút chót. Trong việc này chúng tôi không nói cho khách hàng biết cách chúng tôi làm nhưng chúng tôi mang lại kết quả đúng như họ mong muốn.

Sáng tạo tại hiện trường của nhân viên công ty tổ chức sự kiện có ý nghĩa gì? 

Yêu cầu của khách hàng sẽ không được đáp ứng nếu không có sự sáng tạo của các nhân viên thực hiện chương trình tại hiện trường. Trong công ty tổ chức sự kiện YesEvents, chúng tôi xem đây là sự sáng tạo linh động tại hiện trường để đáp ứng nhanh những yêu cầu phù hợp của khách vào giờ chót mà vẫn đảm bảo được tính kỹ thuật, thẩm mỹ cho chương trình.

For English

YesEvents là công ty tổ chức sự kiện uy tín với hơn 10 năm cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện cho khách hàng trong và ngoài nước. Hiện công ty YesEvents có văn phòng tại TpHCM và tại Phú Quốc.

Xem thêm: SÁNG TẠO THẾ NÀO TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN?