Áp Dụng Tháp Nhu Cầu Trong Event Proposal

| Ngày đăng: 11/11/2021, 04:24 PM |

Áp dụng tháp nhu cầu Maslow như thế nào trong Event Proposal

Trong nghề làm tổ chức sự kiện thì rất thường xuyên và hầu hết chúng ta phải làm công việc hoặc nghe tới là viết proposal. Vậy các thứ bậc yêu cầu đối với một event proposal là gì? Nói cách khác, các yếu tố nào trong proposal của bạn mà khách hàng đánh giá tổng quan từ thấp đến cao?

Có thể nhiều người trong chúng ta đã học hoặc nghe nói nhiều đến tháp nhu cầu Maslow. Vậy việc áp dụng tháp Maslow như thế nào cho các "bậc thang nhu cầu” trong một proposal cho sự kiện? Công ty tổ chức sự kiện YesEvents xin chia sẻ trải nghiệm của mình cộng với thông tin sưu tầm (David Ferguson) về các nấc thang yêu cầu trong một event proposal.

Yêu cầu cơ bản

Đây là nấc thang dưới cùng trong tháp nhu cầu và là những cái cơ bản nhất trong một proposal sự kiện.

Ở bậc thang này, một event proposal phải đảm bảo đáp ứng được tất cả những yêu cầu cơ bản được đề cập trong brief (RFP) của khách hàng hoặc được khách hàng chỉ định đề xuất. Yêu cầu cơ bản này có thể là về định dạng, thứ tự các phần, phân bổ ngân sách hoặc nhiều thứ khác.

Event proposal PHẢI đáp ứng được các yêu cầu này. Nếu không, bạn có rất nhiều khả năng sẽ bị loại ngay "vòng gửi xe”. Khách hàng sẽ đánh giá công ty bạn không đủ khả năng vì không đáp ứng được những yêu cầu cơ bản nhất trong RFP. Những việc nhỏ và dễ mà không đáp ứng được thì khách hàng sẽ không tin công ty của bạn có khả năng tổ chức sự kiện tốt cho họ. Đây là bài kiểm tra đầu tiên mà bạn phải vượt qua.

Thông điệp

Nấc thang này là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong event proposal. Ở nấc thang này cần phải cho thấy rằng bạn hiểu rõ nhu cầu, mong muốn và những quan tâm của khách hàng. Nếu bạn không nắm bắt tốt và thấu hiểu những việc này thì nhiều vấn đề khác sẽ xảy ra.

Cần phải chứng minh rằng công ty của bạn là sự lựa chọn phù hợp nhất để tổ chức sự kiện này bằng cách giải quyết các nhu cầu, mong muốn, mối quan tâm của khách hàng, và giải thích các giải pháp mà công ty của bạn sẽ thực hiện. Ngoài chủ đề và ý tưởng phù hợp, mục đích khác nữa là tạo sự tin tưởng và cảm hứng cho khách hàng – các sự kiện điển hình đã thực hiện và lời chứng thực có liên quan cũng đóng vai trò quan trọng ở nấc thang này.

Nên dùng các từ ngữ tập trung hoặc hướng về khách hàng – nghĩa là từ ngữ từ góc nhìn của khách hàng. Nên nói những gì khách hàng muốn biết, chứ KHÔNG phải những gì bạn muốn nói. Ngoài ra, nếu trong câu nói hay nội dung trình bày của bạn bắt đầu bằng "Chúng tôi/tôi” hoặc có từ "của chúng tôi/tôi” hoặc tên công ty của bạn, thì hãy thay bằng những từ hướng về khách hàng – chẳng hạn như "Bạn/anh/chị” hoặc "của bạn/anh/chị”, tên công ty khách hàng.

Vài thay đổi nhỏ có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong event proposal. Do đó, khi viết proposal nên xem xét cách truyền tải thông điệp, và cẩn thận việc dùng từ ngữ.

Hình ảnh

Phần giữa của tháp nhu cầu là hình ảnh và clip minh họa trong proposal.

Trong hầu hết proposal, các công ty tổ chức sự kiện đều sử dụng hình ảnh, clip, các grahic để minh họa, giải thích, chứng minh ý tưởng của mình. Việc này sẽ giúp khách hàng dễ hiểu, dễ nắm bắt ý, dễ nhớ. Một hình ảnh, clip phù hợp có gía trị hơn ngàn từ ngữ. Nếu bạn ít dùng hình ảnh, clip để minh họa thì nên bắt đầu sử dụng càng nhiều càng tốt.

Như đã đề cập ở trên, mục đích là tạo sự tin tưởng và cảm hứng cho khách hàng. Việc sử dụng hình ảnh, clip, graphic sẽ giúp vẽ nên một bức tranh rõ ràng hơn mà bạn đang muốn truyền tải, giải thích, chứng minh cho khách hàng.

Thiết kế

Ở phần này thì khách hàng xem xét rất kỹ vì những hình ảnh thiết kế (2D và 3D, kể cả mô tả thiết kế qua video clip) sẽ giúp chủ đề, thông điệp và ý tưởng của bạn cụ thể hơn, rõ ràng hơn.

Thiết kế tuyệt vời sẽ không thể bù đắp cho chủ đề hay thông điệp kém hoặc không phù hợp, và ngược lại. Do vậy, các công ty sự kiện phải có đủ các thành phần này thì mới có được một event proposal tốt. Nếu đã đáp ứng được các yêu cầu cơ bản trong RFP, có chủ đề và thông điệp phù hợp, các hình ảnh và clip minh họa hay; thì phần thiết kế sẽ nâng tầm proposal sự kiện và thương hiệu công ty tổ chức sự kiện của bạn.

Việc này có thể tạo ra sự khác biệt mạnh mẽ đối với khách hàng vì họ đánh giá sự chuyên nghiệp, nhiệt tình và mức độ dịch vụ tổ chức sự kiện của bạn.

Sáng tạo trong trình bày

Cơ hội thắng thầu sẽ cao hơn nếu chúng ta tạo ấn tượng, tạo WOW cho khách hàng ngay lần đầu tiên họ xem event proposal của mình.

Khách hàng sẽ đánh giá cao proposal của bạn qua cách trình bày mới lạ, cái cách mà có thể họ chưa thấy từ trước đến nay. Điều này thể hiện sự sáng tạo, đổi mới, và làm cho event proposal của bạn nổi bật hơn các đối thủ cạnh tranh trong ngành dịch vụ tổ chức sự kiện.

Cách này thì không có gì khó, chỉ cần bạn chịu khó suy nghĩ 1 tí – suy nghĩ cách trình bày nào đó mà khác với cách mọi người thường làm. Có nhiều cách trình bày sáng tạo. Đây là vài cách mà có thể áp dụng:

Tóm tắt event proposal bằng clip khoảng 30 – 60 giây
Ngoài các design 2D và 3D, render các design 3D và các phối cảnh bằng định dạng clip – kiểu như thực tế ảo

Đổi mới là chìa khóa của sự khác biệt!

Vậy là công ty tổ chức sự kiện YesEvents đã chia sẽ các yếu tố từ thấp đến cao trong event proposal thông qua việc áp dụng tháp nhu cầu Maslow. Đây là những gì bạn cần làm (trong nhiều yếu tố khác) để có một proposal sự kiện xuất sắc, và có chỗ đứng bền vững trong ngành tổ chức sự kiện.

Xem thêm:

Tin khác